Recentemente na gerência da empresa onde trabalho, a TI apresentou para um grupo de empregados uma nova ferramenta, o Windows Sharepoint Services, e demonstrou algumas vantagens que ele teria a nos oferecer.

Eu não conhecia a ferramenta, e após a apresentação fiquei maravilhado. Percebi que enxergava muito além daquelas pessoas que estavam ali. Elas viam a ferramenta como um local diferente para armazenar arquivos, mas o Sharepoint é muito mais que isso. Decidi então estudar o assunto e preparei uma apresentação para mostrar outras vantagens da ferramenta, com foco em nossas atividades.

Quando passei a mostrar essa apresentação às pessoas, elas começaram a abraçar a idéia e rapidamente o Sharepoint foi implantado. Os coordenadores e gerente passaram a ver a ferramenta como um excelente meio de gestão e os empregados como uma ótima forma de poupar retrabalho e de compartilhar informações.

Sempre fui fã de carteirinha de soluções open-source para web, especialmente em PHP, mas neste caso me senti obrigado a me render a esta poderosa ferramenta da Microsoft. Entre as vantagens, destaco as seguintes:

• Interface amigável, customizável e fácil de usar;
• Armazenamento centralizado, acabando com documentos duplicados em diversos computadores e com diferentes versões;
• Listas pesonalizadas, onde é possível controlar praticamente de tudo. Aqui já controlamos, por exemplo, treinamentos, férias, aquisições, auditorias, tarefas, links úteis etc
• Integração com o pacote Office. As listas podem ser editadas diretamente em um grid, como se fosse uma planilha do Excel;
• Listas e arquivos com controle de versão. É possível desfazer algo que alguém tenha feito de errado.
• Padronização. A gerência em que trabalho possui três unidades. Agora todos alimentam dados no mesmo lugar evitando diversos tipos de formatações de planilha e dados inconsistentes. Ficou muito mais fácil gerar informações confiáveis e completas.
• Gerenciamento de usuários. O Sharepoint é integrado com o Active Directory e isso permite que qualquer empregado da empresa (e são mais de 300.000) o acesse sem necessidade de novo cadastro.
• Controle de acesso. É possível gerenciar permissões de acesso em cada lista, site ou biblioteca;
• Pesquisa indexada. Rapidamente é possível encontrar informações usando a busca. Além disso, por estar integrado com o Office, o Sharepoint pesquisa internamente nos documentos, planilhas e apresentações.
• Alertas. É possível configurar alertas para que quando listas ou arquivos sejam alterados, criados ou removidos, pessoas-chave recebam alertas por e-mail;
• É gratuito, para a quantidade de licenças de usuário que você possua para o Windows Server 2003.

Existem muitos outros recursos interessantes, mas são esses que me parecem mais importantes.

Essa semana decidi começar a certificação Profissional 5 Estrelas da Microsoft para Windows Sharepoint Services e já adquiri a primeira estrela.

Em breve colocarei aqui mais artigos para compartilhar meus conhecimentos com o Sharepoint.